Специалисты компании «Армекс» автоматизировали работу типографии «Мастерпринт» из Астаны (Казахстан). С помощью системы «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», созданной на базе тиражного продукта «1С:УНФ» выполнено нормирование технологических процессов, на 30% ускорен расчет заказов, оптимизирована работа склада. Улучшено планирование работы производственных подразделений, обеспечен точный и детальный расчет фактической себестоимости продукции. Усилен контроль за выполнением заказов и рентабельностью продаж. Типография смогла нарастить объемы выпуска: при той же сменности работы количество ежедневно выполняемых заказов выросло с 50 до 70−80 единиц.
Типография «Мастерпринт» из Астаны работает на рынке Казахстана почти 20 лет. Предприятие специализируется на выпуске рекламно-коммерческой и сувенирной продукции. Производство оснащено современным оборудованием для баннерной и широкоформатной печати, печати на пластике, тканях, бумаге, металле, коже и стекле: машины цифровой и офсетной печати, принтеры сублимационные, сольвентные, уф-принтеры, плоттеры, ризографы, оборудование для пластиковых карт, различная отделочная техника.
Ранее в типографии применялась традиционная схема расчета стоимости продукции — с использованием прайс-листов, которые требовалось постоянно редактировать и проверять. Именно по ним менеджеры по продажам делали калькуляцию заказов. Это было долго и неудобно, особенно в связи с постоянными колебаниями цен на расходные материалы. Технологические операции не были нормированы по времени и стоимости. Было сложно рассчитывать плановую и фактическую себестоимость выпуска, возникали ошибки в расчетах.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы нормировать производство печатной продукции, ускорить обработку заказов, усилить контроль за рентабельностью и ценообразованием, обеспечить быстрый пересчет стоимости продукции при изменении цен на сырье у поставщиков. Кроме того, требовалось сделать понятной окладно-премиальную систему оплаты работы менеджеров и повысить их мотивацию.
Ранее в типографии использовалась устаревшая система комплексной автоматизации на базе «1С:Предприятие». За годы работы руководство и менеджеры пришли к пониманию, что для полиграфического производства с их моделью бизнеса нужно специализированное отраслевое решение, в котором для удобства повседневной работы производство «отделено» от бухгалтерии. В итоге для решения задач проекта была выбрана система «1С:УНФ 8. Полиграфия 2».
По итогам проекта выполнено нормирование всех видов выпускаемой продукции на основе оценки затрат по времени и стоимости. Расчет заказов ускорился на 30%, а сами заказы стало проще и быстрее согласовывать с клиентами, ошибки и дополнительные корректировки исключаются. У менеджеров стало больше времени на поиск новых клиентов и общение с ними.
В системе создано более сотни шаблонов на самые популярные виды полиграфической продукции. В типографии отказались от калькулятора и прайс-листа, так как стоимость расходных материалов вносится в программу еще на этапе их получения и оприходования на складе. Это особенно актуально сейчас, когда цены на расходные материалы непредсказуемо меняются. Теперь все закупочные цены оперативно отражаются в программе, и руководству больше не требуется предупреждать менеджеров об их изменении. Менеджеры по продажам больше не боятся сделать ошибки в расчетах, ежедневная работа стала спокойной и упорядоченной.
Автоматизирована работа склада, налажен точный учет поступления и перемещений расходных материалов. Организовано позаказное списание материалов в производство. В результате оборачиваемость склада существенно увеличилась, снизились общие затраты на закупки, усилен контроль соблюдения норм расхода материалов в производстве.
Оптимизировано управление производством: сотрудники производственных подразделений теперь всегда знают, какие заказы брать в работу, а менеджеры видят, на какой стадии выполнения находится их заказ. Теперь никто не звонит на производство и не дергает технологов и рабочих. В итоге при той же сменности работы и количестве персонала типография смогла увеличить объем ежедневных заказов на 30−40%. В летний период спада деловой активности в полиграфии, типография вместо 50-ти заказов в день выполняет 70−80.
В системе оперативно формируется управленческая отчетность: больше не нужно ждать конца месяца и отчета бухгалтерии, чтобы получить информацию о выполнении плана продаж, затратах, себестоимости и прибыли типографии. Это помогает руководителям контролировать и планировать работу как подразделений, так и отдельных менеджеров. Например, руководство регулярно анализирует наценку на заказы, которую делают менеджеры: если наценка слишком большая — значит, цены завышаются, и клиент может уйти к конкурентам, а если слишком низкая — снижается рентабельность. По результатам анализа вместе с сотрудниками проводится корректировка ценовой политики. Такая работа помогает предлагать клиентам конкурентоспособные цены и поддерживать достаточный уровень рентабельности продаж.
Анализ плановой и фактической себестоимости по каждому заказу позволил сделать понятной окладно-премиальную систему вознаграждения менеджеров. Поскольку у разных заказов и видов продукции норма прибыли разная — считать премию от общего оборота менеджера нерационально. Поэтому теперь зарплата для каждого менеджера в типографии рассчитывается от валовой прибыли, которая определяется как разница между выручкой и себестоимостью продукции. Это ясная и понятная модель дает менеджерам дополнительную мотивацию — они сами могут в течение месяца отслеживать свой доход.
Григорий Коло, владелец типографии «Мастерпринт», сказал: «Автоматизация типографии решила много задач, но одно из явных достижений — это стандартизация процесса продаж. Не секрет, что менеджеры по продажам в нашем бизнесе редко имеют полиграфическое образование. Мы же хотели, чтобы любой человек мог освоить программу и работать, не разбираясь и не вдаваясь в тонкости полиграфии. Кроме того, автоматизация дала возможность отделу продаж работать удаленно — в пандемию мы так и сделали, и сейчас активно используем эту схему. У нас есть сотрудники на удаленке, которые работают и продают наши услуги в других городах республики, но сами никогда не были в типографии. Еще крайне важное достоинство «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» — она легко масштабируется: мы постоянно приобретаем новейшее оборудование и оно легко встраивается в работающую систему».